Het moment dat je administratief medewerker opzegt terwijl je 20 vestigingen runt? Dat geeft wel even stress. Thorsten Schmidt, CFO van Delete Waxing, weet er alles van. We spreken hem over zijn zoektocht naar een stressvrije oplossing voor zijn administratie.
Delete Waxing is in de afgelopen twaalf jaar uitgegroeid tot de grootste waxketen van Nederland: 20 locaties, 70 medewerkers, en marktleider in een sector die ze zelf hebben gecreëerd. “We zijn 100% gefocust op ontharing,” vertelt Thorsten. “Primair door waxing, maar sinds een jaar bieden we ook permanent ontharen aan.”
Maar succes gaat met ups en downs. In 2020 zorgde Covid, zoals voor zoveel ondernemers, voor een lastige periode. Niet veel later in 2022, bracht een simpel personeelsprobleem nieuwe moeilijkheden.
Toen onze boekhouder vertrok
Eind 2022 neemt de fulltime administratief medewerker van Delete ontslag. “Ik was net drie weken bij Delete toen onze boekhouder vertrok,” herinnert Thorsten zich. “Ik was vooral nog bezig om het bedrijf te leren kennen.”
Als snelgroeiend bedrijf met onder meer Duitse aandeelhouders in dezelfde branche leek er een logische oplossing voorhanden: “Een van onze aandeelhouders is de grootste waxketen van Duitsland. Daarom dachten we: waarom twee boekhoudafdelingen? Laten we alles centraal in Keulen doen.”
Het klonk efficiënt, maar helaas viel de praktijk tegen. “Andere software, andere regelgeving, het werd er bepaald niet makkelijker op,” zucht hij. Ook hun externe accountant bleek geen goede oplossing. “Hij kende ons bedrijf al, maar het uitbesteden van de administratie verliep stroef. Belastingaangiftes doen vraagt toch andere kwaliteiten dan een complete administratie runnen.”
Poging drie
Via een aanbeveling kwam Delete uiteindelijk bij Enbition terecht. Thorstens vraag was inmiddels helder: Wij hebben niemand meer intern, willen jullie alle administratie overnemen? Het ging wel om meer dan alleen facturen inboeken. Delete heeft namelijk een behoorlijk complexe structuur door onder andere het aantal locaties, zaken als de verschillende gemeentelijke belastingen per vestiging, plus de rapportageverplichtingen richting aandeelhouders.
“Natuurlijk heeft alles een beginperiode waarin je van elkaar leert,” erkent Thorsten. Maar al vrij snel bleek de meerwaarde. “Ik heb hele goede communicatie met mijn vaste aanspreekpunt bij Enbition, Bart. Het mooie is dat voor mij alles op de achtergrond gebeurt. Bart gaat vast ook wel eens op vakantie of wordt ziek, maar heeft processen geautomatiseerd en collega’s die het werk dan overnemen.”
Waarom extern beter werkte
Inmiddels twee jaar later, is Thorsten nog steeds overtuigd. “Onze interne boekhouder werkte destijds echt 40 uur per week. Ik weet wat ik Enbition betaal,” lacht hij. “Daaruit kan ik dus opmaken dat zij het ook nog eens veel efficiënter doen.”
Het gaat volgens hem verder dan alleen efficiëntie. “Stel, je hebt een eigen boekhouder in dienst, of misschien zelfs twee. Die gaan natuurlijk ook eens met vakantie, worden ziek. Het risico van onderbroken administratie kun je gewoonweg niet nemen.”
Daarnaast zit de grootste winst in modernisering. “Voorheen stuurde elke vestiging nog papieren bonnetjes naar het hoofdkantoor. Dat was niet alleen veel werk, maar ook nogal foutgevoelig.” Nu werkt Delete volledig digitaal met geautomatiseerde workflows.
Rust om te groeien
Delete staat ondertussen natuurlijk niet stil. Ze breiden uit met permanent ontharen en hebben plannen voor meer locaties. Die groeiplannen zijn makkelijker te overzien nu de basis op orde is. Zo werkt Delete met een eigen BI-tool die ook hun Duitse collega’s gebruiken. “We hebben in de samenwerking met Enbition een goed werkend proces ontwikkeld met duidelijke timelines om de maand snel af te sluiten. Zo kan ik telkens op tijd rapportages exporteren naar mijn aandeelhouders.”
Voor ondernemers heeft Thorsten een duidelijke boodschap: “Administratie moet gebeuren én ook goed gebeuren. Dan is het toch fijn als iemand die dat van beroep doet, het voor je uit handen neemt?” Delete’s ervaring laat zien dat de zoektocht naar een administratieve oplossing kan uitgroeien tot een echt partnerschap. “Ik werk heel graag samen met Enbition. We zijn blij dat het goed geregeld is én constant geregeld blijft.”