Populytics: van razendsnelle groei naar rust en overzicht door projectcontrol

In slechts acht maanden tijd de bedrijfsdoelstellingen voor de eerste vijf jaar al halen is een indrukwekkende prestatie. Dit is precies wat Populytics heeft bereikt. Dit roept tegelijkertijd ook de vraag op: hoe behoud je controle over je projecten bij een dergelijk snelle groei? Dit blog duikt dieper in de succesvolle aanpak van Populytics en biedt inzichten voor andere dienstverlenende bedrijven.

Rustiger vaarwater

Sinds de oprichting eind 2020 is Populytics snel gegroeid. “Na vijf maanden ben ik volledig ingestapt en mede-eigenaar geworden van het bedrijf, en inmiddels hebben we 14 personen in dienst, waarvan 12 in het onderzoeksteam,” vertelt Shira. “Onze klanten zijn voornamelijk ministeries, provincies en gemeenten. We zitten nu in wat rustiger vaarwater, wat ook onze wens was. We hoeven niet meer in hetzelfde razende tempo door te gaan als de afgelopen jaren.”

Naast overheidsinstanties richt Populytics zich nu ook op het bedrijfsleven als nieuwe doelgroep, om medewerkers te betrekken bij beslissingen die hen raken. “We blijven ambitieus”, voegt Shira toe.

Van weinig inzicht naar rust en overzicht

Aan het begin van hun reis hadden Shira en haar team weinig inzicht in financiën en een arbeidsintensieve boekhouding. Dit veranderde snel toen ze in het voorjaar van 2021 kennismaakten met Enbition. “Tjitze van Enbition heeft ons geholpen om onze boekhouding grotendeels te automatiseren, en om structuur aan te brengen in onze financiële planning en projectbeheer. Dat gaf ontzettend veel rust” zegt Shira. Daaraan voegt Tjitze van Enbition toe: “Vanuit passie een onderneming starten is natuurlijk fantastisch, maar voor de lange termijn is het wel nodig om goede controle te hebben op projecten. Enerzijds om de kosten te beheersen en resultaten te monitoren, daarnaast om tevreden klanten en medewerkers te behouden, maar bovenal: je wilt graag winst maken!”

Controle over projecten

Hoe zorg je als consultancy bedrijf dat je controle houdt over je projecten? Tjitze geeft drie tips:

1. Monitor projecten al vanaf de leadfase. Je eerste gesprek met een lead is al de start van het project. Hoe groot is de deal, hoeveel tijd mag je eraan besteden, heeft de klant budget, etc. Neem ook de financiële doelstellingen van een project vanaf het begin mee zodat je hier later niet door wordt verrast.
2. Maak één persoon verantwoordelijk voor het project. Deze persoon moet rapporteren over alles, inclusief financiën. Dit noemen we project control. Ook al voert deze persoon niet alle taken zelf uit, hij of zij houdt wel het totaaloverzicht.
3. Stel duidelijke doelstellingen voor marges en resultaten. Hoeveel marge wil je maken op een project? Vind je dat je altijd 10% of 30% moet maken? Duidelijke doelstellingen zijn essentieel voor goed projectmanagement: maak ze meetbaar.

Doelstellingen delen

Een belangrijk element om je hele organisatie op éen lijn te krijgen, is het kenbaar maken van je doelstellingen binnen de organisatie. Tjitze licht toe: “Populytics heeft dit goed gedaan door Objective en Key Results methodiek toe te passen. Door doelstellingen te stellen, regelmatig te meten en te controleren. Ze delen hun doelstellingen ook met de hele organisatie, zo is iedereen op de hoogte en betrokken om aan het gezamenlijke doel te werken.”.