Geen onderdeel van een categorie

Welkom in de valley of death

Tech-ondernemerschap brengt flinke uitdagingen met zich mee: “De grootste uitdaging blijft financiering” aldus Stas. Zo hoopte hij geld binnen te halen via een subsidie, maar dat vroeg ook om een 20% eigen bijdrage: “Maar mijn zakken waren leeg en mijn Albert Heijn bonuspas accepteren ze niet,” grapt hij. Het werd een race tegen de klok: “Je probeert een trein te pakken die al wegrijdt vanaf het perron.” Gelukkig lukte het net om de laatste beschikbare subsidie binnen te halen voordat het programma werd stopgezet.

Nu, twee jaar later, loopt de subsidiëring ten einde terwijl er nog geen definitieve deal met een commerciële investeerder is. Vibrotwist bevindt zich in wat Stas de valley of death noemt: de periode waarin het geld opraakt maar de commerciële doorbraak nog moet komen.

“De offshore markt is behoorlijk lastig, behoorlijk conservatief,” zucht hij. Binnenkort kunnen ze hun technologie op zee bewijzen. Pas dan durven klanten commercieel in te stappen. “En dan duurt het misschien nog vijf jaar voordat de eerste projecten daadwerkelijk draaien.”, licht Stas toe.

Poging drie

Via een aanbeveling kwam Delete uiteindelijk bij Enbition terecht. Thorstens vraag was inmiddels helder: Wij hebben niemand meer intern, willen jullie alle administratie overnemen? Het ging wel om meer dan alleen facturen inboeken. Delete heeft namelijk een behoorlijk complexe structuur door onder andere het aantal locaties, zaken als de verschillende gemeentelijke belastingen per vestiging, plus de rapportageverplichtingen richting aandeelhouders.

“Natuurlijk heeft alles een beginperiode waarin je van elkaar leert,” erkent Thorsten. Maar al vrij snel bleek de meerwaarde. “Ik heb hele goede communicatie met mijn vaste aanspreekpunt bij Enbition, Bart. Het mooie is dat voor mij alles op de achtergrond gebeurt. Bart gaat vast ook wel eens op vakantie of wordt ziek, maar heeft processen geautomatiseerd en collega’s die het werk dan overnemen.”

Waarom extern beter werkte

Inmiddels twee jaar later, is Thorsten nog steeds overtuigd. “Onze interne boekhouder werkte destijds echt 40 uur per week. Ik weet wat ik Enbition betaal,” lacht hij. “Daaruit kan ik dus opmaken dat zij het ook nog eens veel efficiënter doen.”

Het gaat volgens hem verder dan alleen efficiëntie. “Stel, je hebt een eigen boekhouder in dienst, of misschien zelfs twee. Die gaan natuurlijk ook eens met vakantie, worden ziek. Het risico van onderbroken administratie kun je gewoonweg niet nemen.”

Daarnaast zit de grootste winst in modernisering. “Voorheen stuurde elke vestiging nog papieren bonnetjes naar het hoofdkantoor. Dat was niet alleen veel werk, maar ook nogal foutgevoelig.” Nu werkt Delete volledig digitaal met geautomatiseerde workflows.

Vanaf dag één

Toen de nieuwe exploitatie vorm kreeg, stond de keuze voor administratie snel vast. “Enbition heeft vanaf dag één de administratie opgezet en gevoerd,” vertelt Fred. “Ik zorg dat facturen verzonden worden en controleer inkomende rekeningen. Die worden dan automatisch doorgestuurd naar Enbition. Verder is alles geautomatiseerd en onder toezicht van het Enbition-team.”. Daarnaast krijgt hij de stuurinformatie die hij nodig heeft: tweewekelijks een overzicht van openstaande debiteuren en regelmatig een update over eventuele ontbrekende zaken.

Het schaap met de vijf poten

De keuze om geen administratief medewerker in dienst te nemen was heel bewust. “Soms heb je iemand nodig die automatische boekingen controleert. Een andere keer heb je een accountant nodig. Je zoekt eigenlijk een schaap met vijf poten: en die vind je niet.”, aldus Fred. Bovendien is er het praktische aspect: “Je moet er rekening mee houden dat een medewerker ziek wordt of op vakantie gaat en dan vervanging regelen.” En financieel? “Uit mijn ervaring kan ik zeggen dat de prijs-kwaliteit verhouding veel beter is dan met eigen personeel.”

Net zoals de Nieuwe Kerk per event de juiste catering, techniek en personeel inschakelt, hebben ze voor administratie de juiste expertise wanneer het nodig is. De samenwerking met Enbition past dus perfect bij hun filosofie. “We kiezen al onze partners heel bewust: de juiste specialist op het juiste moment, zo is alles flexibel en schaalbaar.”, licht Fred toe.

Ruimte voor groei

Maar zoals bij elke onderneming kwamen er obstakels op de weg. Toen corona het land op slot gooide, viel ook bij AnnA en vooral het creatieve netwerk waarin ze opereerde stil. Pop-up exposities en evenementen werden gecanceld, waardoor inkomsten wegvielen. Willemijn wist, ik wil meer grip op mijn bedrijf krijgen. “Met een groeiend team en verantwoordelijkheid voor personeel wilde ik echt kunnen sturen op cijfers.”. Door een zakelijke introductie kwam ze toen bij Enbition terecht.

“Tjitze van Enbition zei iets wat meteen binnenkwam: ‘Je kunt alleen je bedrijf sturen als je je financiën onder controle hebt.’ Dat was precies wat ik nodig had,” vertelt Willemijn. Samen gingen ze aan de slag met een volgende stap in financial control. En dat was niet alleen de cijfers invoeren in een systeem. Het ging om échte grip krijgen. Snappen waar het geld naartoe gaat en waarom.

En het werkte. Met een nog helderder beeld van de financiën kon Willemijn vooruitkijken. Samen met Enbition werden er scherpe doelen geformuleerd en zorgde ze dat ook iedereen in het team op de hoogte was van de doelstellingen. “We wilden niet alleen dat anderen ons beter begrijpen, maar ook dat we zelf scherper voor ogen hebben waar we voor staan,” legt Willemijn uit. Dit hele proces leidde uiteindelijk tot een rebranding met een gloednieuwe uitstraling die past bij hun ambities.

Meer dan een nieuwe huisstijl

De transformatie ging verder dan een nieuwe huisstijl. AnnA is een creatief bureau dat vastgoedeigenaren, huurders en cultuurmakers samenbrengt op een manier die impact maakt. En met de groei van het bedrijf komen ook uitdagingen. Personeel werven is er daar één van. Zeker voor functies zoals hosts en barmedewerker bij een tijdelijk project. Zoals in Het Koorenhuis, een cultuurspot in Den Haag waarover AnnA de bedrijfsleiding kreeg. Maar Willemijn is optimistisch over de toekomst. “Het mooie is: grote bedrijven moeten nu rapporteren over ESG: duurzaamheid en sociaal beleid. De sociale component is precies waar wij goed in zijn. Die verbinding tussen mens en plek, daar zit onze kracht.” En dat is niet zomaar placemaking. Nee, spacemaking zoals zij het noemen.

Bij Respyre is duurzaamheid geen marketingpraatje, maar een tastbare realiteit. Met hun unieke bio-receptieve beton dat mosgroei stimuleert, transformeren ze stedelijke omgevingen in groene oases. Achter dit baanbrekende bedrijf staat de jonge en ambitieuze CEO Auke Bleij. We spraken met Auke over zijn reis als ondernemer en hoe Enbition hem ondersteunt in deze turbulente groeifase.

Van technisch naar commercieel

De groei van Respyre bracht een verschuiving in werkzaamheden met zich mee. “Sinds een half jaar zien we een verschuiving van technische naar commerciële werkzaamheden,” zegt Auke. “Projectmanagement wordt bijvoorbeeld steeds belangrijker.” Deze verschuiving begint zijn vruchten af te werpen. Auke deelt enthousiast: “We werken nu samen met een Belgische producent van gevelpanelen. Hieruit zijn al zeven projecten voortgekomen, waaronder een grote mosbunker in Kortrijk met een oppervlakte van 500 m². Dit project heeft ons vervolgens in gesprek gebracht met een ontwikkelaar van een datacentrum met maar liefst 2000 m² mosbedekking. Zo blijft de bal flink rollen.”

Tegelijkertijd is die die overstap naar grotere projecten een van de grootste uitdagingen voor Respyre. Auke ziet een belangrijke kans in samenwerking: “We zoeken bouwbedrijven die samen met ons de volgende stap willen zetten. Door samen te werken kunnen we de eerste batch van grootschalige projecten versnellen en verder uitbreiden.”

Meer dan een accountant

Met de snelle groei van Respyre nam ook de behoefte aan financiële en strategische ondersteuning toe. Hier komt Enbition in beeld. “De telefoontjes naar Enbition zijn exponentieel gegroeid,” lacht Auke. “Van het afsluiten van een G-rekening tot strategische overwegingen: Enbition is onze sparringpartner.”

Auke waardeert vooral de proactieve houding van Enbition. “Ze gaan verder dan accountancy. Het is echt bedrijfsstrategie, het heeft me al heel vaak verder geholpen,” benadrukt hij. “Tjitze is zo creatief in het oplossen van problemen. Hij komt altijd met oplossingen die ik zelf nog niet had bedacht.”

Persoonlijke steun

“Bijzonder is dat Enbition altijd klaarstaat om met me mee te denken,” vertelt Auke. “Ook toen ik een huis wilde kopen en daarvoor jaarcijfers van Respyre moest aanleveren bij de bank. Deze zomer heb ik samen met Bart, terwijl we allebei in het buitenland zaten, de papierwinkel heel snel rond kunnen maken om een hypotheek aan te vragen.” Met succes: binnenkort verhuist Auke naar zijn nieuwe appartement.

Als ondernemer weet je dat administratie een noodzakelijk onderdeel is van je bedrijfsvoering. Je administratie goed doen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Bart deelt een aantal praktische tips om je administratie eenvoudig en efficiënt te houden, zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is: je bedrijf laten groeien.

1. Stop met knoeien in Excel

Startende ondernemers denken wel eens dat het handig en goedkoop is om te beginnen met het bijhouden van de administratie in Excel. Uiteindelijk levert dit alleen maar meer werk op, dus investeer direct in administratiesoftware. Zo’n software betaalt zich snel terug, doordat je minder tijd kwijt bent aan je administratie en niet achteraf met fouten zit die je moet herstellen.

Bovendien zie je vaak dat ondernemers hun administratie niet doorlopend bijhouden en bijvoorbeeld eens per halfjaar of per kwartaal alle bonnetjes terugzoeken en boeken. Bart licht toe: “Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Mijn advies? Maak direct een foto van je bonnen en facturen en zet ze in je administratie-app. Zo voorkom je het risico dat er dingen zoekraken, en houd je je administratie actueel.”.

2. Houd privé en zakelijk gescheiden

Een veelgemaakte fout, vooral bij start-ups, is het vermengen van privé en zakelijke uitgaven. Je bent misschien oprichter, aandeelhouder en bestuurder, maar dat betekent niet dat je je persoonlijke financiën door elkaar moet halen met die van je bedrijf. Gebruik altijd je zakelijke betaalpas en zet een bestelling meteen op naam van de zaak. Dit maakt het niet alleen makkelijker voor jezelf, maar ook voor je aangifte bij de Belastingdienst.

3. Automatiseer (en digitaliseer)

Veel facturen komen maandelijks terug. Door je administratie te automatiseren, bespaar je niet alleen tijd, maar verklein je ook de kans op fouten. Factuurverwerkingsapps zijn tegenwoordig zelflerend waardoor facturen sneller, slimmer en veiliger worden verwerkt in de administratie. Een boekhouder verwerkt gemiddeld tot ongeveer 25 facturen per uur. Met een goede app kan je er tot 1000 per uur verwerken bij een optimaal ingestelde automatisering.

4. Stel je administratie goed in – vanaf het begin

Het is belangrijk om je administratie goed in te richten. Overleg met je boekhouder en zorg ervoor dat je kosten en opbrengsten duidelijk gescheiden houdt per categorie en activiteit. Als je facturen niet boekt op de juiste grootboekrekening en kostenplaats, is het achteraf uitdagend en tijdrovend om goed inzicht te krijgen in je opbrengsten of uitgaven per activiteit of project. Door dit vanaf het begin goed te regelen, voorkom je problemen later.

Over problemen voorkomen gesproken, Bart vertelt: “Wij namen onlangs de administratie over van een andere boekhouder. Op advies van deze boekhouder werd alle btw op inkoopfacturen teruggevraagd, terwijl dit maar beperkt mocht. Deze klant dacht dat hij de btw op inkoopfacturen kon terugvragen, maar voldeed niet aan de voorwaarden. Toen wij dit ontdekten, was het tweeënhalf jaar later en daardoor verwachtte de Belastingdienst bijna €100.000 terug. Natuurlijk denken we mee over een oplossing, maar het had deze ondernemer veel gedoe bespaard als een expert dit eerder had gesignaleerd.

5. Geen tijd of skills? Uitbesteden!

Veel start-ups proberen hun administratie er even bij te doen, vaak in de avonduren. Wij zien vaak dat dit leidt tot fouten, vertragingen en achterstanden. We hebben al meer dan eens meegemaakt dat dát het moment is om bij ons aan te kloppen om het op te lossen. “We helpen natuurlijk graag, maar ik geef je de tip: als je er zelf niet de tijd of kennis voor hebt, besteed het dan meteen uit aan een expert. We ontzorgen niet alleen, maar brengen ook structuur en inzicht. Dat geeft jou de ruimte om je te richten op de groei van je bedrijf!”, aldus Bart.

We Enable Your Ambition

Is dit misschien het moment dat jij je administratie wil uitbesteden of een stap wil maken om je administratie verder te professionaliseren of (gedeeltelijk) uit te besteden? Bart denkt graag met je mee! Je kunt hem altijd bereiken via bart@enbition.nl.

Stel je voor: een kleine drone die die vervelende mug platslaat, zodat jij ongestoord kunt blijven slapen. In 2017 vonden Bram, Kevin en Sjoerd dit ook best een bizar idee, maar besloten om eens te gaan kijken wat er mogelijk zou zijn. Dit was het begin voor PATS Indoor Drone Solutions. Na uitgebreid onderzoek bleek dat de echte match voor hun technologie niet in de slaapkamer, maar in de glastuinbouw lag. Begin 2018 werd het idee verder geconcretiseerd en in 2020 verwelkomde PATS hun eerste klant.

De uitdaging van financiële administratie

PATS begon met het gebruik van Exact voor hun financiële administratie. “In het begin dacht ik: ‘Dit kan ik makkelijk zelf bijhouden. Het is overzichtelijk en ik heb alles onder controle.’ Maar naarmate we groeiden, werd het al snel complexer en ging er steeds meer tijd in zitten,” zegt Bram.

Een waardevolle tip leidde Bram naar Enbition en hij besloot al snel de financiële administratie te gaan uitbesteden. “Enbition nam niet alleen werk uit handen, maar bracht ook structuur en inzicht. Dankzij hen konden we onze stromen tot in detail inzichtelijk maken en onze bedrijfsvoering goed verantwoorden.”

Continu innoveren en schalen

Als technische onderneming is innovatie de kern van PATS. Terwijl ze opschalen, blijven ze intensief werken aan de ontwikkeling van hun technologie. “We hebben bijvoorbeeld de EIC Accelerator toegekend gekregen, een Europese subsidieregeling die ons helpt onze innovatie te versnellen,” zegt Bram. “Om in aanmerking te komen voor zulke subsidies en deze goed te verantwoorden, is transparantie en een goed georganiseerde financiële administratie écht een vereiste.”.

De rol van Enbition

“Enbition speelt een cruciale rol in het verantwoorden van subsidies en het onderhouden van een georganiseerde administratie,” vervolgt Bram. “Dankzij Bart van Enbition kunnen we met één druk op de knop onze financiën tot in detail bekijken. Hij heeft alles gestroomlijnd. Ik weet niet of hij ooit vakantie neemt, want hij lijkt altijd bereikbaar. Ik kan hem op elk moment bellen of appen voor advies. Zijn hands-on aanpak en uitgebreide kennis zijn heel waardevol. Het is geweldig om zo’n persoonlijke samenwerking te kunnen hebben!”

Als je een startup runt en je hebt ambities om te groeien, dan kan het handig zijn om investeerders te kunnen overtuigen van je potentieel. Een belangrijk onderdeel hiervan is het hebben van een goed ingericht dashboard. En nee, dat hoeft geen duur systeem te zijn! In dit blog vertelt Tjitze waarom dashboarding zo belangrijk is en hoe je dit kunt gebruiken om jezelf effectief te presenteren naar financiële partijen.

Dashboarding?

Dashboarding is het proces van het verzamelen, visualiseren en interpreteren van belangrijke data in een overzichtelijke weergave, een dashboard. Dit stelt je in staat om snel inzicht te krijgen in de prestaties van je bedrijf en strategische beslissingen te onderbouwen. Tjitze legt uit: “Op het moment dat je naar een investeerder presenteert, moet je niet alleen je idee en oplossing pitchen, maar ook duidelijk maken hoe je er geld mee verdient. Investeerders willen weten dat je grip hebt op je financiën en dat je precies begrijpt wat belangrijk is voor je succes.”

De eerste vraag bij het inrichten van een dashboard is: wat wil ik precies weten?

Tjitze benadrukt dat het belangrijk is om vanaf het begin specifieke doelen te stellen. Als mijn bedrijf succes heeft: hoe ziet dat er dan uit? Een goed dashboard geeft inzicht in zowel financiële als niet-financiële doelen. Tjitze legt uit: “Vaak blijven mensen algemeen in hun aanpak: ‘Meet maar gewoon zo veel mogelijk dingen’, of denken ‘we gaan rapporteren over de kosten en de winst’. Maar als je je niet richt op specifieke doelen, ga je jouw succes niet behalen. Die winst moet het resultaat zijn van behalen van de doelstellingen.”.

Kies een fancy systeem

Zet een dashboard op met jouw specifieke doelen en zorg dat je daar regelmatig naar kijkt. ‘Hoe lopen wij ten opzichte van onze doelstellingen?’. Een dashboard hoeft geen fancy tool te zijn, een Excel-spreadsheet kan prima voldoen, zolang het je helpt om duidelijk je doelen te monitoren en te evalueren.

Zorg voor focus!

“Het gaat erom dat je duidelijke doelen hebt,” zegt Tjitze. “Of je die nu uit een Excel haalt of uit een mooie PDF, investeerders prikken echt wel door het mooie plaatje heen. Het belangrijkste is dat je kunt aantonen dat je weet waar je naartoe werkt en dat je objectief kunt vaststellen of je die doelen haalt.”

Tjitze moedigt aan om gebruik te maken van de OKR-methodiek (Objective and Key Results). Deze methode helpt in het stellen van de belangrijkste doelstellingen voor jouw bedrijf en welke meetbare korte termijn doelen je hieraan kan koppelen die ervoor gaan zorgen dat je succes behaalt.

Meten, evalueren en plannen

Nadat je doelen zijn gesteld en deze meetbaar zijn gemaakt, is het belangrijk om regelmatig te evalueren. “Je plant een overleg in of dat nu wekelijks, maandelijks is of per half jaar, kijk wat past bij je business. Dan stel je de vraag: denk je dat je je doelen gaat halen? Als het antwoord ja is, prima, ga zo door. Als het antwoord nee is, dan is het een bespreekpunt: wat gaan we doen om het doel toch te halen? Dit zorgt ervoor dat je voortdurend bevestiging krijgt op de weg om succes te behalen.”

Steuntje in de rug

Krijg je het toch niet voor elkaar om concrete doelen op papier te krijgen, of kunnen jullie het intern niet eens worden? Tjitze helpt bedrijven -startend of al een tijd onderweg- met het opstarten van dashboarding door middel van business consultancy die verder gaat dan financiële cijfers. In een of meerdere sessies stelt hij kritische vragen en helpt bij het concretiseren van doelstellingen. “Vervolgens is het beste als een interne medewerker het proces overneemt en de monitoring op zich neemt,” zegt Tjitze. “Soms blijf ik aangehaakt om de kritische vragen te stellen en ervoor te zorgen dat het bedrijf op koers blijft.”

Wil je meer weten over hoe Enbition jouw bedrijf kan helpen met dashboarding en projectbeheer? Neem contact op met Tjitze!

In slechts acht maanden tijd de bedrijfsdoelstellingen voor de eerste vijf jaar al halen is een indrukwekkende prestatie. Dit is precies wat Populytics heeft bereikt. Dit roept tegelijkertijd ook de vraag op: hoe behoud je controle over je projecten bij een dergelijk snelle groei? Dit blog duikt dieper in de succesvolle aanpak van Populytics en biedt inzichten voor andere dienstverlenende bedrijven.

Rustiger vaarwater

Sinds de oprichting eind 2020 is Populytics snel gegroeid. “Na vijf maanden ben ik volledig ingestapt en mede-eigenaar geworden van het bedrijf, en inmiddels hebben we 14 personen in dienst, waarvan 12 in het onderzoeksteam,” vertelt Shira. “Onze klanten zijn voornamelijk ministeries, provincies en gemeenten. We zitten nu in wat rustiger vaarwater, wat ook onze wens was. We hoeven niet meer in hetzelfde razende tempo door te gaan als de afgelopen jaren.”

Naast overheidsinstanties richt Populytics zich nu ook op het bedrijfsleven als nieuwe doelgroep, om medewerkers te betrekken bij beslissingen die hen raken. “We blijven ambitieus”, voegt Shira toe.

Van weinig inzicht naar rust en overzicht

Aan het begin van hun reis hadden Shira en haar team weinig inzicht in financiën en een arbeidsintensieve boekhouding. Dit veranderde snel toen ze in het voorjaar van 2021 kennismaakten met Enbition. “Tjitze van Enbition heeft ons geholpen om onze boekhouding grotendeels te automatiseren, en om structuur aan te brengen in onze financiële planning en projectbeheer. Dat gaf ontzettend veel rust” zegt Shira. Daaraan voegt Tjitze van Enbition toe: “Vanuit passie een onderneming starten is natuurlijk fantastisch, maar voor de lange termijn is het wel nodig om goede controle te hebben op projecten. Enerzijds om de kosten te beheersen en resultaten te monitoren, daarnaast om tevreden klanten en medewerkers te behouden, maar bovenal: je wilt graag winst maken!”

Controle over projecten

Hoe zorg je als consultancy bedrijf dat je controle houdt over je projecten? Tjitze geeft drie tips:

1. Monitor projecten al vanaf de leadfase. Je eerste gesprek met een lead is al de start van het project. Hoe groot is de deal, hoeveel tijd mag je eraan besteden, heeft de klant budget, etc. Neem ook de financiële doelstellingen van een project vanaf het begin mee zodat je hier later niet door wordt verrast.
2. Maak één persoon verantwoordelijk voor het project. Deze persoon moet rapporteren over alles, inclusief financiën. Dit noemen we project control. Ook al voert deze persoon niet alle taken zelf uit, hij of zij houdt wel het totaaloverzicht.
3. Stel duidelijke doelstellingen voor marges en resultaten. Hoeveel marge wil je maken op een project? Vind je dat je altijd 10% of 30% moet maken? Duidelijke doelstellingen zijn essentieel voor goed projectmanagement: maak ze meetbaar.

Doelstellingen delen

Een belangrijk element om je hele organisatie op éen lijn te krijgen, is het kenbaar maken van je doelstellingen binnen de organisatie. Tjitze licht toe: “Populytics heeft dit goed gedaan door Objective en Key Results methodiek toe te passen. Door doelstellingen te stellen, regelmatig te meten en te controleren. Ze delen hun doelstellingen ook met de hele organisatie, zo is iedereen op de hoogte en betrokken om aan het gezamenlijke doel te werken.”.