Als ondernemer weet je dat administratie een noodzakelijk onderdeel is van je bedrijfsvoering. Je administratie goed doen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Bart deelt een aantal praktische tips om je administratie eenvoudig en efficiënt te houden, zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is: je bedrijf laten groeien.

1. Stop met knoeien in Excel

Startende ondernemers denken wel eens dat het handig en goedkoop is om te beginnen met het bijhouden van de administratie in Excel. Uiteindelijk levert dit alleen maar meer werk op, dus investeer direct in administratiesoftware. Zo’n software betaalt zich snel terug, doordat je minder tijd kwijt bent aan je administratie en niet achteraf met fouten zit die je moet herstellen.

Bovendien zie je vaak dat ondernemers hun administratie niet doorlopend bijhouden en bijvoorbeeld eens per halfjaar of per kwartaal alle bonnetjes terugzoeken en boeken. Bart licht toe: “Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Mijn advies? Maak direct een foto van je bonnen en facturen en zet ze in je administratie-app. Zo voorkom je het risico dat er dingen zoekraken, en houd je je administratie actueel.”.

2. Houd privé en zakelijk gescheiden

Een veelgemaakte fout, vooral bij start-ups, is het vermengen van privé en zakelijke uitgaven. Je bent misschien oprichter, aandeelhouder en bestuurder, maar dat betekent niet dat je je persoonlijke financiën door elkaar moet halen met die van je bedrijf. Gebruik altijd je zakelijke betaalpas en zet een bestelling meteen op naam van de zaak. Dit maakt het niet alleen makkelijker voor jezelf, maar ook voor je aangifte bij de Belastingdienst.

3. Automatiseer (en digitaliseer)

Veel facturen komen maandelijks terug. Door je administratie te automatiseren, bespaar je niet alleen tijd, maar verklein je ook de kans op fouten. Factuurverwerkingsapps zijn tegenwoordig zelflerend waardoor facturen sneller, slimmer en veiliger worden verwerkt in de administratie. Een boekhouder verwerkt gemiddeld tot ongeveer 25 facturen per uur. Met een goede app kan je er tot 1000 per uur verwerken bij een optimaal ingestelde automatisering.

Bart, Enbition

4. Stel je administratie goed in – vanaf het begin

Het is belangrijk om je administratie goed in te richten. Overleg met je boekhouder en zorg ervoor dat je kosten en opbrengsten duidelijk gescheiden houdt per categorie en activiteit. Als je facturen niet boekt op de juiste grootboekrekening en kostenplaats, is het achteraf uitdagend en tijdrovend om goed inzicht te krijgen in je opbrengsten of uitgaven per activiteit of project. Door dit vanaf het begin goed te regelen, voorkom je problemen later.

Over problemen voorkomen gesproken, Bart vertelt: “Wij namen onlangs de administratie over van een andere boekhouder. Op advies van deze boekhouder werd alle btw op inkoopfacturen teruggevraagd, terwijl dit maar beperkt mocht. Deze klant dacht dat hij de btw op inkoopfacturen kon terugvragen, maar voldeed niet aan de voorwaarden. Toen wij dit ontdekten, was het tweeënhalf jaar later en daardoor verwachtte de Belastingdienst bijna €100.000 terug. Natuurlijk denken we mee over een oplossing, maar het had deze ondernemer veel gedoe bespaard als een expert dit eerder had gesignaleerd.

5. Geen tijd of skills? Uitbesteden!

Veel start-ups proberen hun administratie er even bij te doen, vaak in de avonduren. Wij zien vaak dat dit leidt tot fouten, vertragingen en achterstanden. We hebben al meer dan eens meegemaakt dat dát het moment is om bij ons aan te kloppen om het op te lossen. “We helpen natuurlijk graag, maar ik geef je de tip: als je er zelf niet de tijd of kennis voor hebt, besteed het dan meteen uit aan een expert. We ontzorgen niet alleen, maar brengen ook structuur en inzicht. Dat geeft jou de ruimte om je te richten op de groei van je bedrijf!”, aldus Bart.

We Enable Your Ambition

Is dit misschien het moment dat jij je administratie wil uitbesteden of een stap wil maken om je administratie verder te professionaliseren of (gedeeltelijk) uit te besteden? Bart denkt graag met je mee! Je kunt hem altijd bereiken via bart@enbition.nl.