Een historische kerk in het hart van Den Haag die al sinds de jaren ‘70 dienst doet als evenementenlocatie. Twee jaar geleden startte er een compleet nieuwe exploitatie. Vanaf het allereerste moment was helder: de administratie van deze nieuwe organisatie gaat niet op het bureau van de directeur terechtkomen. Fred Weerdenburg, Managing Director van de Nieuwe Kerk Den Haag legt uit waarom er direct gekozen is voor een professionele partner.
Opbouwen vanuit ervaring
“Ik ben twee jaar geleden benaderd of ik wilde helpen bij het opstarten van een nieuwe exploitatie voor deze locatie”, vertelt Fred. Dankzij zijn ervaring met commercieel en cultureel ondernemerschap in Den Haag, had hij direct een duidelijke visie voor de Nieuwe Kerk. Zo had hij onder andere eerder een evenementenorganisatie gerund met 40 medewerkers in dienst. “Als het vakantieperiode was, zat die 40 man te wachten en wilden wel betaald worden,” herinnert hij zich. “Dat is niet meer van deze tijd, flexibiliteit vereist echt een andere aanpak”, legt Fred uit.
Daarom koos de Nieuwe Kerk bewust voor een andere organisatiestructuur. Een bruiloft vraagt andere expertise dan een zakelijk diner. En een concert heeft andere technische eisen dan een gala. “Wij zijn met z’n drieën in loondienst. Per dag kijken we welk event er is en welke teamsamenstelling we als aanvulling daarop nodig hebben.”. Deze flexibiliteit werkt ook financieel. Tijdens rustige perioden, zoals juli en augustus, zitten er geen mensen stil en tijdens drukke perioden hebben ze precies de expertise in huis die nodig is.
Vanaf dag één
Toen de nieuwe exploitatie vorm kreeg, stond de keuze voor administratie snel vast. “Enbition heeft vanaf dag één de administratie opgezet en gevoerd,” vertelt Fred. “Ik zorg dat facturen verzonden worden en controleer inkomende rekeningen. Die worden dan automatisch doorgestuurd naar Enbition. Verder is alles geautomatiseerd en onder toezicht van het Enbition-team.”. Daarnaast krijgt hij de stuurinformatie die hij nodig heeft: tweewekelijks een overzicht van openstaande debiteuren en regelmatig een update over eventuele ontbrekende zaken.
Fred Weerdenburg,
Managing Director van de Nieuwe Kerk Den Haag
Het schaap met de vijf poten
De keuze om geen administratief medewerker in dienst te nemen was heel bewust. “Soms heb je iemand nodig die automatische boekingen controleert. Een andere keer heb je een accountant nodig. Je zoekt eigenlijk een schaap met vijf poten: en die vind je niet.”, aldus Fred. Bovendien is er het praktische aspect: “Je moet er rekening mee houden dat een medewerker ziek wordt of op vakantie gaat en dan vervanging regelen.” En financieel? “Uit mijn ervaring kan ik zeggen dat de prijs-kwaliteit verhouding veel beter is dan met eigen personeel.”
Net zoals de Nieuwe Kerk per event de juiste catering, techniek en personeel inschakelt, hebben ze voor administratie de juiste expertise wanneer het nodig is. De samenwerking met Enbition past dus perfect bij hun filosofie. “We kiezen al onze partners heel bewust: de juiste specialist op het juiste moment, zo is alles flexibel en schaalbaar.”, licht Fred toe.
De beste zijn
Wat levert deze aanpak op? “Enbition is als organisatie rustig en stabiel. Zo kun je ook het werk verwachten.” Belangrijker nog, volgens Fred: “Wij willen niet de grootste zijn, alleen de beste! Deze manier van werken geeft ons de ruimte om te doen waar we goed in zijn. De enige beperking die er is, is onze eigen fantasie!”